Question 1

Must an employer issue a payslip every pay period?

Accepted Answer

Issue one each period and keep proof of delivery. The payslip is what proves the wage base, the deductions and the net figure when a dispute arises, so it should break out regular wages, other income, contributions and tax withheld rather than showing a single net transfer line.

Question 2

When is tax withheld from salaries remitted?

Accepted Answer

It is remitted monthly on the return for employment income, counted from the month the payment is actually made rather than the month the expense was accrued. If a month-end payroll is transferred in the first days of the next month, the remittance period follows the actual payment date.

Question 3

How is the annual employee withholding summary handled?

Accepted Answer

At the end of the tax year the employer files an annual summary of wages and tax withheld for every employee, and issues each of them a withholding certificate for their personal filing. The summary must reconcile exactly with the monthly remittances, otherwise it becomes an audit trigger.

Question 4

Do allowances and travel money go into the tax base?

Accepted Answer

It depends on whether the money is a flat allowance the employee keeps or a reimbursement of costs advanced against receipts. The first is generally income; the second, properly evidenced, generally is not. The safe practice is a written policy plus receipts attached every time.

Question 5

Which base is overtime calculated on?

Accepted Answer

On the hourly rate derived from regular wages, not from total earnings. A frequent error is unintentionally folding commission or attendance bonuses into the base, which skews payments for the whole year and becomes costly when staff claim retrospectively.

Question 6

Do probationary staff receive the same entitlements?

Accepted Answer

Under employment law a probationer is a full employee, so minimum wage, holidays and contribution filings all apply. What differs is the termination discussion, which still has to respect the statutory notice framework.

Question 7

What must the staff register contain?

Accepted Answer

Personal details, position, start date, wage rate and the material changes during employment, kept alongside payment records so the history can be traced. Businesses that keep only the payroll spreadsheet, with no register, usually cannot answer inspectors on the day.

Question 8

How long should payroll records be kept?

Accepted Answer

Long enough to cover both the tax and employment limitation periods, which run well beyond one accounting year. Practically, keep the calculation file, payslips, transfer evidence and filed returns together as a single monthly bundle, because an inspection asks for the bundle, not one file.

Question 9

How does payroll change when hiring foreign staff?

Accepted Answer

It adds a link to work-permit status and visa conditions: the salary declared to immigration must match what is actually paid and what is remitted to the Revenue Department. When those three figures diverge, both the visa extension and later tax explanations suffer.

Question 10

How is severance treated for withholding?

Accepted Answer

Separate the statutory severance from any negotiated top-up, because the two are computed differently. Paying one lump sum without the breakdown either over-taxes the employee or leaves the company under-withheld, and both are painful to unwind.

Question 11

When should a bonus be paid so the employee's tax does not spike?

Accepted Answer

Employee withholding is computed by estimating full-year income and spreading it across periods, so a large year-end bonus that was never in the estimate makes that period's deduction jump. The fix is to include the expected bonus in the estimate from the start of the year.

Question 12

Can we engage a freelancer instead of an employee?

Accepted Answer

Yes, when the relationship is genuinely a contract for work rather than subordinated employment. What gets examined is the substance: who sets the hours, whose equipment is used, whether the person can be substituted. If the facts look like employment, a contract labelled freelance will not change the outcome.

Question 13

How should the payroll cut-off date be set?

Accepted Answer

Set it far enough ahead of pay day to verify hours, overtime and deductions before money moves. Companies whose cut-off sits right next to pay day end up making retrospective corrections monthly, and those corrections quietly desynchronise the ledger from the filed returns.

Question 14

Is payroll data personal data that must be protected?

Accepted Answer

Yes, and in practice it is among the most sensitive. Limit access to those who need it, deliver payslips in a way others cannot see, and log who accessed what and when. Sending a company-wide payroll file through a group chat is the most common exposure we find.

Question 15

With branches in several provinces, is filing split by branch?

Accepted Answer

It depends on how branches were registered and how the system was configured at the outset. Some groups remit centrally, others by registered branch. The trap is moving staff between branches mid-year without updating the registers, leaving filings inconsistent with where people actually work.

Question 16

If we want your team to take payroll over entirely, how does it start?

Accepted Answer

We start by taking the year-to-date data and reconciling wages, remitted tax and contributions against each other. Then we set the cut-off calendar, standardise the payslip and take over from the next period. We do not only run the numbers — we also give a view on pay structure and employment risk, drawing on more than fifteen years of practice.

Question 17

How is a provident fund set up, and where does it sit on the payslip?

Accepted Answer

A registered fund rulebook must exist first, stating the employee accumulation rate and the employer contribution rate as clear bands, and those rates are then mapped to deduction codes in the payroll engine. The payslip must show the employee's own accumulation separately from the employer's contribution, because the two are treated differently for tax and this is what leavers ask about most.

Question 18

If someone leaves before vesting conditions are met, what happens to the employer portion?

Accepted Answer

It follows the vesting table in the fund rules, normally tied to length of service; unvested employer money does not leave with the employee. HR should issue a statement covering all four components — the employee's accumulation, its return, the employer contribution, and its return — because that is the document the leaver needs at year-end filing.

Question 19

What determines statutory severance, and when must it be paid?

Accepted Answer

It is the final wage rate multiplied by the number of days set in statutory service bands, rising with length of service, and it falls due on the day the dismissal takes effect rather than at the next payroll run. Late payment is a leading reason files reach a labour inspector even when the amount itself was calculated correctly.

Question 20

How does payment in lieu of notice differ from severance?

Accepted Answer

Pay in lieu of notice arises from not giving notice aligned to the wage period, while severance arises from the dismissal itself where the employee is not at fault on the statutory grounds. Both can be owed together and must appear as separate lines; lumping them into one lump-sum compensation figure makes it hard to prove later that each was fully paid.

Question 21

Must foreign staff be enrolled in social security?

Accepted Answer

As a rule an employee working in a covered undertaking must be enrolled; holding another nationality is not an exemption. Enrolment uses the work-permit number and passport. The usual errors are enrolling later than the deadline after the start date, or forgetting to file the exit when the permit ends, so contributions keep running after employment has stopped.

Question 22

How is payroll handled for an expatriate paid partly here and partly abroad?

Accepted Answer

Draw a clear line around the part of the package that rewards work performed in Thailand, because that part enters the Thai withholding and remittance system regardless of which account pays it. Keep an employment contract describing the Thai duties and an inter-company cost-sharing letter so every document tells the same story if questions come.

Question 23

Must unused sick and annual leave be paid out?

Accepted Answer

Sick leave is a right to use when ill, not a quota convertible to cash, whereas untaken annual leave must be paid out pro rata when employment ends. Have the payroll system carry the leave balance every period so the final-day figure never becomes the argument — particularly where the work rules allow carry-over between years.

Question 24

If wages were mispaid or tax under-withheld, how is it corrected?

Accepted Answer

Correct it in the following period through a separate adjustment line with the reason recorded, rather than silently altering payslips already issued. Where remittance fell short, file the additional return and accept the surcharge that accrues with the delay. An explainable audit trail of corrections is what helps most in a later review.

Question 25

How are holiday work and night shifts priced?

Accepted Answer

Statutory holiday work carries a higher multiple than weekday overtime, and overtime worked on a holiday carries yet another. Give each its own code rather than folding it into general overtime. Shift allowance, by contrast, is a company-level benefit, so the rules must state plainly which calculation bases it counts toward.

Question 26

What payroll documents do auditors typically ask for?

Accepted Answer

The staff register reconciled to the number actually paid, monthly payroll summaries tied to the expense ledger, evidence of tax and contribution remittance, and sample payslips with transfer records. The frequent finding is a gap between the ledger and what was remitted, caused by year-end adjustments recorded without an explanation.

Question 27

When is final pay due when an employee resigns?

Accepted Answer

It falls in the ordinary wage cycle covering the last working day, and must include the remaining annual-leave balance and any other accrued items. Setting off amounts the employee owes is possible only where there is a lawful basis and written consent; deducting at will risks more than the sum recovered.

Question 28

What data is needed to migrate payroll mid-year?

Accepted Answer

Year-to-date totals per person for wages, tax withheld, contributions and provident-fund balances, together with start dates and current rates. Incomplete year-to-date figures distort the remaining months' tax calculation and surface as the employee's problem at year-end, which is why we reconcile before running the first period.

Question 29

Can your team also advise on pay structure, not just process it?

Accepted Answer

Yes, and clients use it more than they expect. We test whether the structure sits consistently with the work rules, the contribution burden and the exposure at termination, then set out options that can be explained both to staff and to an inspector. Fifteen years of files shows which designs hold up and which create next year's problem.

งานเงินเดือน สลิปพนักงาน และภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน

ลัดไปยังคำถามในหมวดนี้

แปลเอกสารและรับรองคำแปล

คำแปล NAATI สำหรับออสเตรเลีย

รับรองเอกสารโดยทนาย Notary Public

รับรองนิติกรณ์กรมการกงสุลและสถานทูต

Apostille ตามอนุสัญญาเฮก 1961

วีซ่าและใบอนุญาตทำงาน

หนังสือรับรองความประพฤติและตรวจประวัติอาชญากรรม

จดทะเบียนสมรสและเอกสารครอบครัว

บัญชี ภาษี และงบการเงินสำหรับธุรกิจในไทย

จดทะเบียนบริษัทและการถือหุ้นของชาวต่างชาติ

บัตรเดินทางนักธุรกิจเอเปค (APEC Business Travel Card)

นิติกรณ์เอกสารรายประเทศปลายทาง

เอกสารการศึกษาและใบรับรองวิชาชีพ

ทะเบียนราษฎร หย่า และรับบุตรบุญธรรม

งานแปลเฉพาะทาง สัญญา การแพทย์ และเอกสารคดี

บริการล่ามในงานราชการ ศาล และการเจรจาธุรกิจ

ที่ดิน คอนโด และสัญญาเช่าสำหรับผู้ซื้อชาวต่างชาติ

พันธสัญญา มรดก และการจัดการทรัพย์สินข้ามประเทศ

สัญญาจ้าง เลิกจ้าง และคดีแรงงาน

ส่งเสริมการลงทุน BOI และใบอนุญาตประกอบธุรกิจต่างชาติ

ภาษีบุคคลธรรมดาของชาวต่างชาติและการแลกเปลี่ยนข้อมูลบัญชี

ประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน และสิทธิของลูกจ้างต่างชาติ

เครื่องหมายการค้า ลิขสิทธิ์ และทรัพย์สินทางปัญญา

ร่างและตรวจสัญญาธุรกิจ

บังคับคดีและสืบทรัพย์

คดีอาญาและการประกันตัว

ใบอนุญาตประกอบกิจการและ อย.

PDPA และการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ภาษีที่ดิน สิ่งปลูกสร้าง และค่าโอน

ล้มละลายและฟื้นฟูกิจการ

อุบัติเหตุ ประกันภัย และการเรียกค่าเสียหาย

e-Tax Invoice และระบบภาษีดิจิทัล

พิธีการศุลกากร นำเข้า-ส่งออก

แฟรนไชส์ ไลเซนส์ และตัวแทนจำหน่าย

อนุญาโตตุลาการและการไกล่เกลี่ย

ขายออนไลน์และธุรกิจดิจิทัล

ครอบครัวข้ามชาติ หย่า และอำนาจปกครองบุตร

หน้าที่รายงานตัวและการรักษาสถานะคนต่างชาติ

โอนเงินเข้าออกประเทศและหลักฐานแหล่งเงิน

สัญญาก่อสร้างและงานรับเหมา

สมาคม มูลนิธิ และองค์กรไม่แสวงหากำไร

ขอ อย. อาหาร เครื่องสำอาง และผลิตภัณฑ์สมุนไพร

วีซ่าพำนักระยะยาวในไทย

ใบอนุญาตทำงานและหน้าที่ของนายจ้าง

ภาษีรายได้ดิจิทัลและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตขนส่งและโลจิสติกส์

ใบอนุญาตโรงแรม สถานบริการ และสุรา

ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับภาษี

ใบอนุญาตโรงงานและนิคมอุตสาหกรรม

ใบอนุญาตฟินเทค การชำระเงินและสินทรัพย์ดิจิทัล

ใบอนุญาตคลินิก สปาและธุรกิจสุขภาพ

การเปิดบัญชีธนาคารและการเข้าถึงสินเชื่อของชาวต่างชาติ

ใบขับขี่ การจดทะเบียนรถและการนำรถเข้าประเทศ

ใบสำคัญถิ่นที่อยู่ถาวรและการแปลงสัญชาติ

ใบอนุญาตธุรกิจนำเที่ยวและบัตรมัคคุเทศก์

นิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรร

การไปทำงานต่างประเทศของแรงงานไทย

ใบอนุญาตโรงเรียนเอกชนและสถาบันกวดวิชา

ที่ดินเกษตรกรรมและเอกสารสิทธิ์แต่ละชั้น

ติดตั้งโซลาร์และใบอนุญาตด้านพลังงาน

ขั้นตอนคดีแพ่งในศาลไทย ตั้งแต่ยื่นฟ้องถึงชั้นฎีกา

หมิ่นประมาท ข้อความออนไลน์ และความผิดทางคอมพิวเตอร์

ถูกสรรพากรตรวจสอบภาษี การประเมิน และการอุทธรณ์

งบการเงิน การสอบบัญชี และการรายงานให้บริษัทแม่

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ใช้อัตราไหน ยื่นแบบใด และแก้ผิดพลาดอย่างไร

ราคาโอนระหว่างบริษัทในเครือ เอกสารที่ต้องมีและวิธีตั้งราคา

ไกล่เกลี่ยและทำสัญญาประนีประนอม ทางจบคดีที่เร็วกว่าการสืบพยาน

ฟ้องหน่วยงานรัฐในศาลปกครอง เงื่อนไข ระยะเวลา และสิ่งที่ขอได้

ข้อพิพาทผู้ถือหุ้นและกรรมการ แก้ทางไหนได้ก่อนถึงศาล

คดีผู้บริโภค ฟ้องร้านหรือถูกลูกค้าฟ้อง ต้องเตรียมอะไร

ภาษีเงินได้นิติบุคคล ยื่นครึ่งปีและปลายปีให้ไม่ถูกปรับ

ย้ายสำนักงานบัญชีหรือเปลี่ยนระบบกลางปี ทำอย่างไรไม่ให้ข้อมูลหาย

งานเลขานุการบริษัท ทะเบียนกรรมการ ประชุมผู้ถือหุ้น และการนำส่งงบ

อากรแสตมป์ ตราสารที่ต้องติด อัตรา และผลเมื่อไม่ปิดอากร

สินค้าคงเหลือและต้นทุน ตรวจนับสต๊อก วิธีคิดต้นทุน และผลต่างที่อธิบายได้

หนังสือมอบอำนาจ เขียนให้ใช้ได้จริงกับที่ดิน ธนาคาร ศาล และหน่วยราชการ

ปิดงบย้อนหลังและงบค้างส่ง ทำให้กลับมาสะอาดได้อย่างไร

ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างของนิติบุคคล ประเมิน อุทธรณ์ และบันทึกบัญชี